apolloniaZPA – Benutzeranleitung

apolloniaZPA ist der Abrechnungsassistent zu apollonia®. Er holt die KZBV-Abrechnungsdatei (.out) vom Praxisserver, prüft die abgerechneten BEMA-Leistungen jedes Patientenfalls gegen bekannte Abrechnungsregeln und zeigt Verstöße sowie Erinnerungshilfen an. Das geprüfte Ergebnis geht denselben Weg zurück und wird in apollonia® eingelesen.

Datenschutz

Die Prüfung läuft vollständig auf Ihrem Rechner. Patientendaten gehen nur zwischen apolloniaZPA und dem Praxisserver im eigenen Netz hin und her, und dort verschlüsselt. Angefangene Abrechnungen werden auf dem Rechner zwischengespeichert, damit Sie sie fortsetzen können – nach dem Zurücksenden wird dieser Zwischenstand automatisch gelöscht (siehe Einstellungen). Das Internet wird nur für zwei Dinge genutzt: die Update-Prüfung und eine von Ihnen ausgelöste anonymisierte Meldung eines Falls.

In drei Schritten

1. Auftrag öffnen – die vom Praxisserver bereitgestellte Abrechnung aus der Auftragsliste antippen.
2. Fälle prüfen – Fehler und Warnungen abarbeiten, passende Vorschläge aktivieren, Fälle abschließen.
3. Zurücksenden – den Export mit Ihrer Mitarbeiter-PIN an den Praxisserver schicken; apollonia® liest ihn ein.

Sie müssen eine Abrechnung nicht in einem Zug schaffen: der Bearbeitungsstand wird laufend gesichert und steht beim nächsten Start unter „Angefangene Bearbeitungen" wieder bereit.

So ist die Anleitung aufgebaut

Kapitel	Inhalt
Erste Schritte	Nutzungsbedingungen, Praxisserver einrichten (auch per QR-Code), Demo-Modus
Aufträge & Bearbeitungsstände	Auftragsliste, Abrechnung öffnen, angefangene Bearbeitung fortsetzen, lokale Datei
Benutzeroberfläche	Gesamtaufbau, Titelleiste, Fallliste, Filter, Suche
Falldetails	Patientenkopf, Zahnschema, Sitzungen, Leistungen, Notiz
Prüfung: Verstöße & Vorschläge	Hinweise abarbeiten, Vorschläge aktivieren, Sitzung/Zahn/Begründung wählen
Export & Melden	Zurücksenden, Mitarbeiter-PIN, lokaler JSON-Export, Fall melden
Einstellungen	Praxisserver, KZV-Region, Aktualisierung, Bearbeitungsstände
Arbeitsablauf & Hinweise	Empfohlener Ablauf, Einschränkungen, FAQ

Systemvoraussetzungen

• macOS (Mac) oder iOS/iPadOS (iPhone, iPad) – diese Anleitung gilt für beide Varianten von apolloniaZPA.
• Eine KZBV-Abrechnungsdatei (.out), die mit einer aktuellen Version von apollonia® erzeugt wurde. Ältere Versionen liefern die von apolloniaZPA benötigten Zusatzangaben (Behandler, PVS-Daten) nicht mit – die Datei wird dann mit dem Hinweis „Update erforderlich" abgewiesen.
• Für den Weg über die Auftragsliste: Adresse, Port und Schlüssel des apollonia®-Praxisservers (siehe Erste Schritte). Ohne Praxisserver lässt sich eine .out-Datei auch direkt vom Gerät öffnen.

Mac, iPhone und iPad

Die Bedienung ist auf allen Geräten dieselbe, und die Prüfung liefert dieselben Ergebnisse. Die Abbildungen zeigen die Mac-Version; auf iPhone und iPad sieht die Oberfläche gleich aus, nur schmaler. Wo in dieser Anleitung von einem Klick die Rede ist, tippen Sie auf dem iPhone oder iPad, und statt vom „Fenster" ist dort schlicht der Bildschirm gemeint.

Wirklich unterschiedlich sind nur zwei Dinge, sie sind an Ort und Stelle vermerkt: die Aktualisierung und der Zugriff auf lokale Dateien.