Aufträge & Bearbeitungsstände
Solange keine Abrechnung geöffnet ist, zeigt apolloniaZPA die Startseite: oben die angefangenen Bearbeitungen (falls es welche gibt), darunter die Auftragsliste des Praxisservers und im Fuß der Weg über eine lokale Datei.
Die Auftragsliste
In apollonia® wird ein Abrechnungslauf über die Praxisdokumente an apolloniaZPA
geschickt; er erscheint hier als Auftrag. Jede Zeile ist genau eine
.out-Datei:
- Quartal als Überschrift (fehlt es, steht der Dateiname dort),
- Praxis bzw. BSNR – Haupt- und Zweigstelle sind getrennte Aufträge,
- Bereitgestellt am, Anzahl der Fälle und Dateigröße,
- der Dateiname.
Rechts oben zeigt „Stand HH:MM Uhr", wann die Liste zuletzt geholt wurde; das Aktualisieren-Symbol (⟳) holt sie erneut.
Ein Klick auf die Zeile öffnet die Abrechnung: apolloniaZPA lädt die Datei vom Server (kurzer Ladekreis in der Zeile), prüft alle Fälle und zeigt die Fallübersicht.
Sobald ein Export zurückgeschickt wurde, verschwindet der Auftrag aus der Liste – apollonia® meldet ihn als erledigt. Sie sehen also immer nur die noch offenen Abrechnungen.
Wenn die Liste leer bleibt
| Anzeige | Bedeutung |
|---|---|
| „Kein Praxisserver eingerichtet" | Adresse, Port und Schlüssel fehlen – siehe Erste Schritte. Die Schaltflächen führen direkt zu den Einstellungen oder zu den Demo-Daten. |
| „Noch nicht abgerufen" | Die Liste wurde noch nicht geholt – „Aktualisieren" drücken. |
| „Keine offenen Aufträge" | Der Praxisserver stellt derzeit keine Abrechnung bereit. |
| „Aufträge konnten nicht geladen werden" | Verbindungsproblem; die Ursache steht darunter. „Erneut versuchen" oder die Verbindungsdaten prüfen. |
Ohne Server: Datei vom Gerät öffnen
Im Fuß der Seite stehen zwei Wege, die auch ohne Praxisserver funktionieren:
- „Neueste lokal" – öffnet die neueste
.out-Datei aus dem apollonia-Austauschordner (~/Documents/apollonia/apolloniaIO/Einstellungen). - „Datei auswählen …" – öffnet den Dateiauswahldialog für eine beliebige
.out-Datei. Dasselbe tut das Ordner-Symbol (📁) rechts oben.
Der apollonia-Austauschordner liegt auf dem Praxis-Mac und ist vom iPhone oder
iPad aus nicht erreichbar – „Neueste lokal" findet dort also nichts. Nutzen
Sie stattdessen „Datei auswählen …" (📁): Der Dialog öffnet die
Dateien-App, in der Sie die .out-Datei etwa aus iCloud Drive, von einem
Netzlaufwerk oder aus einer Freigabe auswählen. Der bequemere Weg auf dem iPad
bleibt aber die Auftragsliste über den Praxisserver.
Eine so geöffnete Abrechnung wird genauso geprüft; nur der Rückweg ist ein anderer – der Export wird dann als Datei gespeichert und in apollonia® von Hand eingelesen (siehe Export & Melden).
.out-Dateien sind ISO-8859-1-kodierte KZBV-Abrechnungsdateien. apolloniaZPA
liest sie unverändert ein – Sie müssen nichts konvertieren.
Wenn die Datei nicht geladen werden kann
| Meldung | Ursache & Lösung |
|---|---|
| „Keine Abrechnungsfälle in der Datei gefunden." | Die Datei ist leer oder enthält keine auswertbaren Fälle. |
| „Update erforderlich" | Die Datei enthält nicht die Zusatzdaten, die apolloniaZPA braucht (Behandler, PVS-Angaben). Eine neuere Version von apollonia® installieren und die .out-Datei neu erzeugen. |
Enthält die Abrechnung Leistungen mehrerer Behandler, fragt apolloniaZPA direkt nach dem Öffnen, mit welchem Behandler Sie arbeiten möchten – siehe Behandlerauswahl.
Angefangene Bearbeitungen
Eine Quartalsabrechnung muss nicht in einem Zug fertig werden. apolloniaZPA sichert den Bearbeitungsstand laufend auf diesem Gerät – erledigte Fälle, Notizen, gestrichene Leistungen und angenommene Vorschläge. Beim nächsten Start steht die Abrechnung oben auf der Startseite:
Jede Zeile zeigt, wie weit Sie gekommen sind („1 von 2 Fällen erledigt · 1 offen") und wann zuletzt gesichert wurde.
- Klick auf die Zeile setzt die Bearbeitung fort. Die Quelldatei steckt im Zwischenspeicher – ein erneuter Download ist nicht nötig.
- Das Mülleimer-Symbol verwirft den Stand (mit Rückfrage). Die Abrechnung selbst bleibt unverändert und kann neu geöffnet werden.
Öffnen Sie eine Abrechnung, zu der schon ein Stand gespeichert ist, fragt apolloniaZPA „Bearbeitung fortsetzen?":
- „Fortsetzen" spielt den gesicherten Stand auf.
- „Neu beginnen" verwirft ihn – der Dialog sagt das ausdrücklich, denn danach ist er weg.
Ist der Export abgeschickt bzw. gespeichert, löscht apolloniaZPA den zugehörigen Bearbeitungsstand automatisch. Es liegen also keine Patientendaten länger als nötig auf dem Rechner. Sammelaktion: Einstellungen → Bearbeitungsstände.
Der Zwischenspeicher ist kein Export. Erst der Export bringt Ihre Arbeit zurück nach apollonia®.
Konnte beim Fortsetzen etwas nicht mehr zugeordnet werden – etwa weil die Prüfregeln inzwischen aktualisiert wurden –, sagt apolloniaZPA das beim Öffnen und nennt die Zahl der betroffenen Einträge. Prüfen Sie diese Fälle dann noch einmal.