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Zahnersatz-HKP anlegen und beantragen (EBZ)

So erstellen Sie für einen gesetzlich versicherten Patienten einen Heil- und Kostenplan für Zahnersatz und beantragen ihn elektronisch über das EBZ-Verfahren (elektronische Beantragung und Bewilligung) bei der Krankenkasse.

Voraussetzungen
  • Die Praxis ist an KIM angebunden (Kommunikation im Medizinwesen).
  • Ein Heilberufeausweis (eHBA) ist gesteckt und aktiviert – er signiert den Antrag.
  • Der Patient hat eine gültige eGK eingelesen (siehe Patientenstammdaten).
Kurzfassung
  1. HKP aus der Behandlungskarte anlegen → 2. Befund & Planung eingeben →
  2. Zuschuss/Härtefall prüfen → 4. Antrag signieren und per KIM senden →
  3. Patientenausdruck mitgeben → 6. nach Genehmigung abrechnen.

Schritt für Schritt​

1. HKP anlegen​

Sie legen den Plan dort an, wo Sie gerade arbeiten:

  • Aus der Behandlungskarte – im Expressmenü den Punkt Heil- und Kostenpläne → ZE wählen. Der aktuelle Befund wird dabei direkt in den Plan übernommen.
  • Aus der Patientenliste – über das HKP-Untermenü für den ausgewählten Patienten.
📷 Screenshot

Expressmenü „Heil- und Kostenpläne" in der Behandlungskarte. (Quelle: alte Doku Kap. 6, S. 13)

Neue Pläne werden standardmäßig als eHKP angelegt – Sie müssen nichts umstellen.

Versicherungsnachweis fehlt

Liegt kein gültiger Versicherungsnachweis vor (keine eGK eingelesen, kein Schein, keine PKV), erscheint eine Warnung. Lesen Sie zuerst die eGK ein oder legen Sie einen manuellen Nachweis an – sonst entsteht der Plan womöglich für eine veraltete Kasse.

2. Befund und Behandlung planen​

Geben Sie Ihre Befundungs- und Behandlungskürzel ein und lösen Sie die automatische Berechnung aus. apollonia® füllt daraufhin die für den Antrag zwingend notwendigen Felder Bemerkung und weitere Angaben selbstständig aus. Zusätzliche Angaben wählen Sie bei Bedarf manuell aus.

📷 Screenshot

Erste Seite des eHKP mit den Bereichen „Bemerkung" und „weitere Angaben". (Quelle: alte Doku Kap. 6, S. 65–66)

3. Zuschuss und Härtefall festlegen​

Im PopUp-Menü für die Zuschüsse stellen Sie Bonus bzw. Zuschuss ein.

Beim eHKP kein „100 %"

Die Einstellung 100 % ist beim eHKP nicht mehr möglich. Einen Härtefall fordern Sie stattdessen an, indem Sie das Kreuz bei Zur Prüfung auf den Härtefallzuschuss setzen – die Kasse prüft dann selbst (in der Antragsdatei wird dafür eine „1" übermittelt).

4. Antrag prüfen und senden​

  1. Auf der Übersicht sehen Sie die gesamte Behandlung mit den Kosten für Kasse und Patient. Alle Angaben bleiben jederzeit änderbar.
  2. Über den Knopf bereitstellen wählen Sie den Menüpunkt Antrag.
  3. Bestätigen Sie die KIM-Meldung.
  4. Wählen Sie den gesteckten eHBA – die Nachricht wird signiert, erzeugt und an die Krankenkasse übermittelt.
Teilnahme wird automatisch geprüft

Vor dem Versand prüft apollonia® online, ob die Kasse eine KIM-Adresse hat und am EBZ-Verfahren teilnimmt. Das erspart Frust durch Anträge, die gar nicht ankommen können.

5. Ausdruck für den Patienten​

Direkt nach dem Versand öffnet sich ein Druckerdialog für die Patienteninformation. Geben Sie den Ausdruck dem Patienten mit. In der Behandlungskarte entsteht ein Kommentareintrag, im DocManager wird das vollständige Dokument abgelegt.

Ausdruck wiederholen

Den Patientenausdruck können Sie jederzeit erneut erzeugen: auf der Seite der EBZ-Nachrichten die Versende-Nachricht anklicken und das Druckersymbol wählen.

Sonderfälle​

Kasse nimmt (noch) nicht am EBZ teil​

Ergibt die Prüfung, dass die Kasse nicht am KIM-/EBZ-Verfahren teilnimmt, schaltet apollonia® automatisch auf den Papierplan zurück. Bei einer nur vorübergehenden Störung stellen Sie den Plan mit der Taste eHKP-KIM erneut um; ist die Prüfung dann erfolgreich, liegt wieder ein eHKP vor.

Keine Rückmeldung der Kasse​

Bekommen Sie nach erfolgreicher Übermittlung keine Antwort, können Sie über das Druckersymbol das Papierformular ausdrucken und zur Genehmigung an die Kasse schicken (Papieranträge trotz eHKP).

Antrag erneut senden​

Ist die KIM-Nachricht unterwegs verloren gegangen, müssen Sie den Plan nicht neu eingeben:

  1. Plan auswählen → EBZ-Mitteilungen öffnen → vorhandenen Antrag anklicken.
  2. Nur wenn der Antrag den Status „Weitergeleitet" hat, lässt sich unten im PopUp-Menü die Funktion Antrag erneut aufrufen.
  3. Angaben prüfen, eHBA wählen, neu signieren und senden.
Verarbeitungskennzeichen

Der erneut gesendete Plan behält das Kennzeichen „10" (= Antrag), erhält aber eine neue Nachrichtennummer – Verwechslungen sind damit ausgeschlossen.

Genehmigung und Abrechnung​

Nach der Behandlung rechnen Sie den Plan ab (Leistungen werden aus der Behandlungskarte übernommen – siehe Patientenbehandlungsdaten):

  • Mit elektronischer Genehmigung: apollonia® erzeugt die Aufstellung nach dem offiziellen Formular 3e für den Patienten.
  • Ohne elektronische Genehmigung: Sie können trotzdem abrechnen, benötigen dann aber den genehmigten Plan in Papierform. apollonia® schlägt in diesem Fall den Ausdruck rechts unten auf dem Papierplan vor.

Die eigentliche Übermittlung an die KZV erfolgt im Rahmen der Quartalsabrechnung.

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